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  • AutorenbildFranziska Blickle

Was kann alles in die Vorbereitungsmail?

Aktualisiert: 26. Juni 2023

Ich verschicke in der Regel 1-2 Wochen vor jedem Workshop oder Training eine E-Mail als kleines Vorbereitungspaket.


Neben den rein organisatorischen Informationen und ggf. einer Vorbereitungsaufgabe versuche ich, hier auch immer die Vorfreude zu schüren und Gelegenheit zu geben, mich ein bisschen besser kennenzulernen.

 

Was darf/kann/soll also alles da rein?


Info zum Treffpunkt


Hier kannst Du alle Informationen geben, die dazu beitragen, dass alle Teilnehmenden rechtzeitig und entspannt am richtigen Ort ankommen.


Virtuell ist das meist nochmal der Link zum Call, möglicherweise ein Passwort und ggf. eine Hilfestellung zur Installation des Videotools.


Bei Präsenztrainings kann von der Adresse, der Raumnummer, dem Stockwerk, der eine Hinweis wo man gut parken kann, alles hilfreich sein.



Info zu Start und Zeitplanung


Ich schaffe gern Klarheit, ab wann wir uns treffen und wann wir wirklich starten (z.B. mit einem Zeitraum für „Ankommen“ und einem Zeitpunkt für „gemeinsamer Start“). Außerdem ist es manchmal hilfreich, schon Informationen zur groben Tagesstruktur und möglicherweise zu den Pausenzeiten zu geben.

Abends wollt ihr noch gemeinsam essen? Unbedingt auch schon hier ankündigen!



Hinweis auf die Verpflegung


Bei virtuellen Ganztagesworkshops gebe ich gern in der Mail den Hinweis, ob die Teilnehmenden sich ggf. für das Mittagessen schon etwas vorbereiten wollen, damit sie die Pause dann wirklich zum Entspannen nutzen können.


Bei Präsenztrainings hilft vielen die Info, ob und wo gemeinsam gegessen wird. Wenn ihr etwas bestellt, dann klärt unbedingt hier schon ab, ob es Unverträglichkeiten oder Allergien gibt.



Vorbereitungsaufgabe


Wenn die Teilnehmenden eine vorbereitende Aufgabe erfüllen sollen - und selbst wenn es nur Reflexionsfragen zum Thema sind, denk daran, sie rechtzeitig zu schicken.

Außerdem bin ich immer sehr klar, ob das eine optionale Aufgabe ist für alle, die Lust haben oder ob es Voraussetzung für das Vorgehen im Training ist, dass alle z.B. ein bestimmtes Konzept kennen oder ein bestimmtes Video gesehen haben.



Link zu Materialien


Manchmal bietet es sich an, besonders Interessierten schon vorab etwas Zusatzmaterial anzubieten. Hier schicke ich gern die Links zu kurzen Videos oder Blogartikeln, die ich interessant und nützlich finde.

Und auch hier: Ich bin immer sehr klar, was optional und was nötig ist.



Vorstellungsvideo


Eine Möglichkeit, schon etwas von Dir zu erzählen und ein wenig Kennenlernen zu ermöglichen, ist ein kurzes Video. Ich nehme meine meist sehr unkompliziert mit Loom auf und verlinke dann direkt auf die Plattform. Ich achte darauf, dass ich es sehr kurz halte (unter 3 Min) und die Zeit schon in der Mail mitteile.


Eine Idee, die ich aus einem Training mit tollen Kolleg:innen für meine Formate übernommen habe: Ich erzähle zwei Wahrheiten und eine Schwindelei über mich, die Teilnehmenden dürfen raten und ich löse im Workshop-Intro auf.



Packliste


Zugegeben, eine Packliste braucht man wirklich nicht immer, aber möglicherweise seid ihr ja an einem speziellen Ort und jede:r braucht Hausschuhe oder Du willst nachmittags raus in die Natur und dafür sollte Schuhwerk und Bekleidung passen?

Gibt es einen Fitnessraum, der genutzt werden kann oder wollt ihr vielleicht mit einer Yogasession in den Tag starten? Alleine schon, wenn jeder Notizunterlagen und einen eigenen Stift braucht, würde ich das inzwischen immer kommunizieren.

Wenn Du hier noch einen Hinweis zum Dresscode geben kannst, dann hilfst Du sicher auch vielen.


Ach ja:

Im virtuellen Kontext müssen die Teilnehmenden vielleicht keinen Koffer packen, aber hier nenne ich alles, was in Griffweite liegen sollte :)



Allgemeine Hinweise


Alles, was in keinen der anderen Blöcke passt, fasse ich hier zusammen.

Bei virtuellen Formaten ist das gern nochmal der Hinweis auf eine stabile Internetverbindung und ein störungsfreies Umfeld, bei Präsenzformaten die Erinnerung, eine Abwesenheitsnotiz einzurichten und das Team darüber zu informieren, dass man an dem Tag nicht erreichbar ist.

Hier fällt Dir sicher ein, was für Deine Angebote relevant ist.




Links zu Website & Social Media


Als weitere Möglichkeit, schon mehr über mich zu erfahren, kommuniziere ich oft auch noch meine Webseite (mit dem direkten Link zum „Über mich“) und meine Social-Media-Kanäle.


 

Puh, wenn man das alles zusammen sieht, ist das ganz schön viel, oder? Mein Tipp: So wenig wie möglich und so viel wie nötig. Damit fahre ich sehr gut :)

Viel Spaß beim Entwickeln Deiner perfekten Vorab-Informations-Dosis!


 

Ergänzend zu diesem Artikel findest Du

auf meinem Youtube Kanal den passenden Video-Input:

 

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