Lieber nicht...! - Diese Fehler solltest du bei virtuellen Whiteboards vermeiden
Aktualisiert: 13. Okt. 2021
Workshops, Trainings oder Meetings mit virtuelles Whiteboards planen, konzipieren und durchführen ist grundsätzlich nicht besonders schwierig - finde ich.
Die gängigen Tools wie MURAL, MIRO oder Conceptboard sind so aufgebaut, dass die Bedienung relativ einfach und intuitiv funktioniert und sich sowohl Moderator:innen als auch Teilnehmer:innen schnell zurechtfinden.
Ein paar Stolperfallen gibt es aber dennoch - insbesondere bei der Planung, Konzeption und Moderation.
Weil ich der Meinung bin, dass man nicht jeden Fehler selbst machen muss, um daraus zu lernen habe ich hier meine wichtigsten Erfahrungen zusammengefasst:
Bei deinen Formaten mit MURAL solltest du besser nicht...
...sofort fachlich starten.
Bitte lass den Teilnehmenden einen Moment um anzukommen und sich zurecht zu finden, bevor sie durch Wissen und Kompetenz glänzen dürfen.
Im Idealfall gibt es eine kleine Aktivität, bei der alle die benötigten Funktionen (z.B. ein Sticky einfügen und beschriften) ausprobieren können ohne, dass hier schon ein fachlicher oder kreativer Beitrag nötig ist.
Den eigenen Namen eintragen ist dafür zum Beispiel gut geeignet.
Was passiert schlimmstenfalls:
Verlangst du gleich zu Beginn fachlichen Input (z.B. einen Lösungsvorschlag) und jemand kommt mit der Bedienung noch nicht sofort zurecht, kann also z.B. seinen Beitrag nicht posten und somit die Aufgabe nicht erfüllen, kann es sein, dass derjenige beschämt und frustriert reagiert.
Je höher die Person übrigens in der Hierarchie steht, desto größer ist die Angst vor einem Gesichtsverlust und somit die Emotion.
..."mal schauen wie genau wir das dann machen".
Auch ich gehöre zu den Moderator:innen, die gern Spielraum in der Planung haben und gern improvisieren.
Im Präsenztraining habe ich oft nur eine grobe Vorstellung wie eine Übung oder Gruppenaufgabe ablaufen wird und ich lege mich auf die Details erst im letzten Moment fest.
Bei der Arbeit mit einem Virtuellen Whiteboard rate ich davon - zumindest am Anfang - ab.
Je konkreter Du weißt wie etwas ablaufen soll, desto besser kannst du den vorgesehenen Arbeitsbereich und auch die Aufgabenstellung vorbereiten. Das schafft für alle Beteiligten Klarheit, gibt Struktur und vermeidet zu viele offene Fragen.
Was passiert schlimmstenfalls:
Falls du die Details der Übung selbst noch nicht beschlossen hast, wird das Briefing für die Aufgabe eher für Verwirrung als für Klarheit sorgen, was das Ergebnis und Erlebnis negativ beeinflusst.
...zu viele Funktionen in zu kurzer Zeit nutzen.
Nur weil Du auf einem virtuellen Whiteboard mit ganz unterschiedlichen Funktionen arbeiten kannst, heißt das nicht, dass du sie ALLE in einem Workshop nutzen musst.
Insbesondere wenn der Workshop relativ kurz ist und du nur wenig Zeit für das Kennenlernen der Funktionen erübrigen kannst, empfehle ich, 1-2 Funktionen auszuwählen und den Workshop damit zu konzipieren.
Die Teilnehmer:innen fühlen sich dann mit der Funktion vertraut und können sich auf die eigentlichen Inhalte fokussieren.
Was passiert schlimmstenfalls:
Im Extremfall kennen die Teilnehmer:innen danach zwar alle Knöpfe in MURAL, waren aber so damit beschäftigt, diese zu erfassen und zu üben, dass das eigentliche Thema des Meetings, des Trainings oder des Workshops zur Nebensache wurde.
...zu viele Details am Anfang.
So viele Knöpfe! So viele Funktionen, die praktisch und nützlich erscheinen!
So viel, was sich noch im Kontextmenü oder hinter einem Rechtsklick versteckt.
Aber: bitte erkläre deinen Gästen am Anfang nicht jedes Detail, das dir irgendwie praktisch vorkommt. Sie werden vieles noch nicht zuordnen können und schnell ist der Arbeitsspeicher im Kopf voll, bevor ihr überhaupt thematisch begonnen habt.
Mein Tipp:
Überleg dir, was am Anfang wirklich wichtig ist und liefere nach und nach Informationen hinterher.
Ich selbst erkläre am Anfang eigentlich nur drei Dinge:
Jede:r kann unabhängig voneinander navigieren und rein- oder rauszoomen (ausprobieren lassen).
Ein Doppelklick erstellt einen Sticky und die meisten Dinge lassen sich auf dem Board einfach per Drag & Drop verschieben - etwas anklicken und gedrückt halten, bewegen und am gewünschten Fleck wieder loslassen.
Ein Klick auf meinen (Franzis) Avatar, also mein Foto oder meine Initialen ganz unten, bringt jede:n auf dem Board jederzeit dorthin, wo ich gerade bin. Soll heißen dann wird genau der gleiche Bildschirmausschnitt angezeigt, den ich sehe.
Alle weiteren Funktionen oder Tipps (Mauszeiger verbergen, Lupenfunktion, Outline etc.) erkläre ich immer erst dann, wenn wir es brauchen.
...alle Funktionen von Beginn an nutzen.
In einem längeren Workshop kannst du entspannt auch alle Funktionen einsetzen, ich empfehle dann aber mit wenigen zu starten und nach und nach weitere dazu zu holen.
Falls du gleich zu Beginn alle Tools nutzen möchtest, z.B. weil eine Collage entstehen soll mit Text, Bildern, Symbolen und dem Drawing Mode, gib ausreichend Zeit sich mit den einzelnen Tools der Toolbar vertraut zu machen.
Eine tolle Start-Übung mit der deine Teilnehmer:innen alle Funktionen kennenlernen können ist übrigens der Hindernislauf, für den MURAL ein eigenes Template hat: Obstacle Run.
Hier hat jede:r eine eigene Laufbahn und erfüllt von links nach rechts die dort genannten Aufgaben wie z.B. etwas hinzufügen, löschen, Farbe ändern, etwas malen etc.
...erwarten, dass sich alle das Tool vorher angesehen haben.
Viele meiner Kund:innen im MURAL Kompakttraining senden ihren Gästen vorab schon eine Info zu MURAL, mal ein Video, mal ein PDF, mal einen Link zu einem leeren Board.
Das ist immer gut gemeint, aber - wie ich persönlich finde - meist nicht zielführend.
Auf der einen Seite sehen sich viele so eine Vorab-Info nicht an, auch wenn sie explizit darum gebeten werden - die Erklärung und das Ausprobieren sind also dennoch nötig (und dann oft nicht im Zeitplan vorgesehen).
Dazu kommt, dass so alleine auf einem leeren Board ein ganz anderer Eindruck entsteht als mit allen gemeinsam in Echtzeit. Es ergeben sich ganz andere Herausforderungen und Fragen und wenn ich auf diese als Moderator:in nicht vorbereitet bin, weil ich annehme jede:r beherrsche das Tool schon, dann gerate ich selbst schnell in Stress.
Soll heißen: Schick für die Neugierigen gern eine Info, aber setze das Wissen nicht voraus. Mach dir in jedem Fall Gedanken wie das Ankommen und das erste Ausprobieren auf dem Board laufen soll.
Du findest 10 Aktivitäten dafür übrigens auf meinem Activity Board, was du dir hier kostenlos holen kannst: https://www.franziska-blickle.com/mural-activity-board
...Frust aufkommen lassen.
Bleibe am Anfang unbedingt geduldig und ermuntere auch die Gäste dazu sich nicht zu ärgern, wenn es nicht auf Anhieb klappt.
Du wirst für jede hier investierte Minute reichlich belohnt, wenn dafür später alle gut gelaunt und motiviert arbeiten und beitragen.
Schnelligkeit am Anfang zahlt sich hier nicht aus, denn solltest du unterwegs die Gruppe verlieren, weil sie eine bestimmte Funktion einfach nicht finden oder nicht nachvollziehen, was genau du von ihnen erwartest, wird das ungute Gefühl leider nicht auf das Tool, sondern auf den Workshop, dich als Moderator:in und vermutlich sogar auf das ganze Thema des Termines projiziert.
Was ich auch noch wichtig finde: das Warum! Erkläre - zumindest in einem Nebensatz - warum ihr MURAL nutzen werden, welche Vorteile und welchen Mehrwert es allen bringt.
Ich sage z.B. in etwa so etwas: "Damit wir auch im virtuellen Training nicht in vortragen und zuhören abrutschen, sondern mit Kopf und Herz und Hand dabei sind lade ich euch jetzt auf mein Board ein. Da dürft ihr dann direkt mitmischen."
Übrigens:
Ich unterstütze dich sehr gern als Sparringspartnerin bei der Planung und Konzeption von Formaten mit MURAL. Am 1. Oktober 2021 gehen meine überarbeiteten MURAL Angebote an den Start und du findest sie hier:
Easy Start in die Arbeit mit MURAL gefällig? Termin und Anmeldung für den nächsten MURAL Easy Start Workshop findest du hier: https://www.franziska-blickle.com/mural-easy-start-workshop