• Franziska Blickle

Virtual Training FAQ - Für Trainer*innen

Aktualisiert: 11. Nov 2021


Umgekipptes Fragezeichen mit Lampen drin
Du hast noch ein großes Fragezeichen vor Augen? Dann räumen wir zusammen mal auf!

Klar wollte ich mich mal intensiv mit Virtual Trainings beschäftigen. Wer nicht? Irgendwann...

Da irgendwann in den letzten Wochen zu jetzt geworden ist habe ich selbst viele Fragen, kann aber mit meinen Erfahrungen auch schon einige beantworten.


Hier sammle ich die häufigsten Fragen sowie hilfreiche Antworten, Tipps und Tricks rund um virtuelle Trainings.


Du hast selbst Antworten, Tipps, Tricks? Dann lass mir gern einen Kommentar da!

Das wichtigste zuerst:

➽ Wie und wo kann ich mich als Facilitator für virtuelle Trainings fit machen?


Ausbildung:

Bild 1: Frau vor PC die in die Kamera lächelt; Bild 2: Frau mit Flipchart die vor einem Stuhlkreis steht
Noch nicht ganz fit? Kein Problem!

Es lohnt sich definitiv eine Ausbildung oder ein sog. Train-The-Trainer für virtuelle Formate zu machen.


Besonders empfehlen kann ich das Virtual Training TTT von Wilma Hartenfels, das sie gemeinsam mit Anne Koch anbietet.

Viele der unten stehenden Antworten auf meine Fragen habe ich in ihrer sehr professionellen und interaktiven Learning-Journey gefunden, die das Thema von allen Seiten beleuchtet.


Wilma ist Expertin für Blended und Digital Learning, unterstützt mit ihrem Wissen nicht nur Trainer*innen sondern auch Unternehmen und hat mir in diesem Interview schon mal die wichtigsten Dinge rund um ihr Thema beantwortet: Inspired Learning In A Digital World


Einzelne Themen-Sessions:

Es gibt viele gute einzelne Sessions zu Moderation & Troubleshooting, dazu wie man virtuelle Formate lockerer oder lustiger gestalten kann und vor allem dazu, wie man die Aufmerksamkeit der Teilnehmer*innen Fördern kann.

Ich selbst habe Sessions von bei Ten Directions besucht und mich bei Schiller & Mertens mit "Thiagis Live-Online-Lernaktivitäten (LOLAs) für TrainerInnen" vertraut gemacht. In diesen Sessions ging es nicht um technische Fragen sondern darum, mit welchen Methoden, Übungen und vor allem mit welchem Mindset ich Emotionen und Leichtigkeit in meine Trianings bekomme.


Austausch-Runden:

In vielen selbstorganisierten Austausch-Runden z.B. innerhalb der Facebook-Gruppe Trainerinnen & Speakerinnen haben wir Wissen gesammelt und gemeinsam neues ausprobiert. Zahlreiche unten stehende Vorschläge und Empfehlungen sind in diesen Brainstormings entstanden.


Online-Kurse:

Haufe bietet gerade kostenlos "Digitales Lernen für alle" an. Ich habe dort die folgenden E-Learnings genutzt:

  • Virtuelle Moderation

  • Virtuelle Meetings & Online Lernen

  • Formen des Online Lernens

Hinweis: Falls du etwas bestimmtes suchst, drücke Strg + F und gib in die Textsuche einen Suchbegriff ein. So findest Du schneller was dir weiterhilft.

Übersicht FAQ:


1. Rahmenbedingungen

2. Tools und Technik

3. Gestaltungsmöglichkeiten und Interaktion

4. Planung, Konzeption und Vorbereitung

Kaffeetasse mit Aufschrift Begin. gefüllt mit Kaffee
Let's start!

Rahmenbedingungen

➽ Wie kann ich checken ob sich ein Thema überhaupt für ein virtuelles Training eignet?


Um herauszufinden ob dein Trainingsangebot oder die Kundenanfrage sich für ein virtuelles Format eignet solltest Du dir vier Dinge genauer ansehen:


  • Das Thema: Je strategisch relevanter, desto eher persönlich. Je komplexer, desto eher persönlich. Je emotionaler, desto eher persönlich.


  • Die Zielgruppe: Je verteilter die Gruppe geografisch ist, desto eher eignet sich ein virtuelles Meeting. Je offener die Zielgruppe in Bezug auf Technik und Tools ist, desto eher eignet sich ein virtuelles Training.


  • Die Lernziele: Kognitive Lernziele, also die Vermittlung von Wissen eignet sich gut für virtuelle Formate. Bei affektiven Lernzielen, also dem Hervorrufen einer bestimmten Emotion oder psychomotorischen Lernzielen, also bestimmten Verhaltensweisen kommt es sehr darauf an, worum es geht.

Beispiele, die gut funktionieren: Neugier für ein bestimmtest Thema wecken, eine bestimmte Feedback-Struktur anwenden


Beispiele, bei denen es schwierig wird: Selbstbewusstsein für eine Präsentation auf der Bühne stärken, Wartung/Reparatur einer bestimmten Maschine


  • Die Rahmenbedingungen: Zu den Dingen, die vorab unbedingt mit dem Kunden geklärt werden müssen gehören das Budget, die technische Ausstattung und Infrastruktur, die Dauer der Sitzungen und des Programms, die Anforderung an Reproduzierbarkeit.

Für welche Zielgruppe eignet sich ein virtuelles Training?


Virtuelle Trainings eignen sich beinahe für jede Zielgruppe. Größere Unterschiede ergeben sich erst in der didaktischen und technische Vorbereitung. Hier muss dann genau darauf eingegangen werden mit welchen Systemen, Tools und Features die Teilnehmer*innen vertraut sind und wie intensiv die Erklärung der Technik ausfallen muss.


Grundsätzlich gilt:

  1. Weniger ist mehr! - Auch wenn es inzwischen die tollsten Spielereien gibt sollte man die Teilnehmer*innen (und auch sich selbst) nicht überfordern.

  2. Schritt für Schritt! - Am besten immer nur das Feature zeigen und erklären, welches als nächste gebraucht wird.

Welche generellen Spielregeln machen Sinn?


Damit das Training für alle eine gute Erfahrung wird etabliere ich zu Beginn meiner virtuellen Formate folgende Regeln:


Sammlung an kleinen Grafiken; Damit's heute gut wird:
Mit dieser Übersicht kann ich am Anfang gut die Grundprinzipien durchgehen

  • Pop it when it's hot! - Jede Art Irritation oder Störung wird sofort transparent gemacht - sei es,d ass Hintergrundgeräusch stören oder nicht genau verstanden wurde was der Sinn der aktuellen Übung ist.


  • Handzeichen nutzen! - Um etwas mehr Klarheit und weniger Unterbrechungen in den Austausch zu bekommen helfen wir uns mit sichtbaren Handzeichen. Das ist nicht nur nützlich für Wortmeldungen sondern auch als Kurz-Check ob z.B. alle die Präsentation sehen können, die Aufgabe verstanden haben etc.


  • Chat nutzen! - Für eine zusätzliche Kommunikationsmöglichkeit nutzen wir parallel auch den Chat.


  • Kamera ab! - Damit es sich persönlicher anfühlt nutzen wir alle die Kamera. Ausnahme natürlich wenn die Internetverbindung zu instabil ist. Für diesen Fall ist es nützlich ein sympathisches Profilfoto als Platzhalte zu haben.


  • Mikro aus, Mikro an! - Damit keine Hintergrundgeräusche, Rückkopplungseffekte etc. stören stellen die Teilnehmer*innen selbständig ihr Mikrofon an und nach dem Wortbeitrag wieder aus.


  • Be here and now! - um die Zeit wirklich gut zu nutzen schalten wir alle Störquellen aus, Handy- und Desktopbenachrichtigungen insbesondere!


  • Sharing is caring! - Sei großzügig mit deinen Erfahrungen, Fragen und Tipps, dann nimmst du auch viel. mit.

Welche generellen Tipps gibt es für die Teilnehmerzahlen?


Da jedes Format anders ist sind generelle Empfehlungen sehr unterschiedlich. Bei meinen Recherchen und auch im Austausch mit anderen Trainer*innen sind mir folgende Tipps immer wieder begegnet:


  • Webinar/ virtueller Vortrag ohne Dialog mit dem Publikum: problemlos auch für >100 TN

  • Großgruppenworkshop mit mehreren Moderatoren und Gruppenarbeit: bis ca. 35 TN

  • Training oder Workshop: 6-10 TN

  • virtuelles Gruppencoaching: 4-6 TN


Generell gilt wohl: Je mehr Interaktion, desto weniger TN!

Kann ich bei einem virtuellen Training mehrere Moderatoren einsetzen?


Ja, das ist sogar eine ziemlich gute Idee, wenn die Möglichkeit besteht.


Alleine schon die Aufteilung in eine*n Moderator*in, die*der für den Input und die Moderation des Prozesses zuständig ist und eine*n weitere*n für alles technische wie Freigabe von Umfragen, Beantwortung von Fragen im Chat, teilen von Präsentationen und anderen Medien macht einiges leichter und den Ablauf flüssiger.

Welche Rollen könnte es bei mehr als zwei Moderator*innen geben?

Einige Ideen:


  • Zeitwächter*in - behält das Timing im Auge und hilft allen anderen auch sich an die Zeiten zu halten. Ideen dafür: Handy-Timer gut sichtbar in die Kamera halten, mit unterschiedlich farbigen Hintergründen arbeiten, ...


  • Energiewächter*in - beobachtet die TN und unterbricht bei Müdigkeitsanzeichen für kurze Energizer-Übungen (z.B. Aufstehen und sich selbst von oben bis unten kurz abklopfen und schütteln)


  • Chat-Beauftragte*r - überwacht den Chat, beantwortet Fragen bzw. sorgt dafür, dass sie beantwortet werden


  • Dokumentation - sammelt Wortmeldungen, kopiert relevantes aus dem Chat, speichert relevantes von den Whiteboards, erstellt im Nachgang die Dokumentation


  • Co-Moderator - Moderation eines bestimmten Abschnitts


  • Technischer Support - unterstützt Teilnehmer*innen bei technischen Fragen

Was ist die optimale Dauer für ein virtuelles Training?


Auch hier habe ich bei meinen Recherchen und im Austausch mit anderen sehr unterschiedliche Zeiten gefunden. unter berücksichtigung meiner eigenen Erfahrungen bisher würde ich sagen:


  • Bis 90 min ohne oder mit sehr kurzer Pause (5 min) möglich

  • bis 3 Stunden mit Pause (15-20 min)

  • Ab 3 Stunden großzügige Pause einplanen (45-90 min)

Technik & Tools

Welche Plattform bzw. welche Anbieter eignen sich für virtuelle Trainings und Workshops?


Es gibt eine Vielzahl von Videoconferencing- und Collaboration-Tools, die sich für verschiedene virtuelle Formate eignen.

Ich selbst nutze überwiegend ZOOM, sammle hier aber auch einige anderen Programme:


Bild von PC mit geöffneter Videokonferenz
Hello! That's Me!


Diesen TEST der "Computerworld" fand ich außerdem hilfreich um genauer zu verstehen worauf ich überhaupt achten muss: Covid-19: Die besten Web-Konferenzlösungen im Test


Es gibt mittlerweile auch einige gute Übersichten und Gegenüberstellungen. Wer hier einen guten Tipp hat ➽ Sehr gern als Kommentar mit allen teilen!


Generelle Tipps zu den Tools:


  • Immer vorher mit dem Kunden abstimmen, welche Tools genutzt werden dürfen und/ oder vielleicht schon da sind!

  • Unbedingt auch selbst zum Thema Datenschutz informieren!

  • In Ruhe testen und ausprobieren! Auch wenn manche Programme intuitiver zu bedienen und darum vermeintlich besser sind, findet man die meisten Einstellungen und Features auch in anderen Programmen.

Mit welchen Tools kann Gruppenarbeit stattfinden?


Die Möglichkeit die Teilnehmer*innen in unterschiedliche virtuelle Räume, sog. "Breakout-Rooms" zu schicken haben nicht alle Video-Conferencing-Tools. Wer diese Funktionalität nutzen möchte, sollte also auch darauf achten.


Für den Ablauf der Sessions sind solche Kleingruppen-Arbeiten natürlich toll, weil man ganz andere Methoden nutzen kann. Auch in einem Präsenztraining arbeitet man ja selten durchgehend mit der großen Gruppe.


Ich selbst habe mit Zoom schon einige Breakouts durchgeführt und kann sagen, dass das wesentlich einfacher ist als ich dachte.


➽ Wie kann ich auch ohne Breakout-Rooms eine Gruppenarbeit stattfinden lassen?


Wenn Du mit einem Videokonferenz-Tool arbeitest, dass keine entsprechende Funktion für Gruppenräume anbietet brauchst Du etwas mehr Fantasie und Vorbereitung, möglich ist es aber trotzdem.


Die Teilnehmer*innen könnten sich - ganz simpel - anrufen. Mit den meisten Telefonen/Smarthones sind auch Gruppengespräche kein Problem, aber zumindest eine Partnerarbeit wäre möglich.


Die Teilnehmer*innen könnten selbst kleine Gruppenräume einrichten. Viele Videokonferenz-Systeme, die in großen Firmen laufen bieten jedem die Möglichkeit einen Raum zu öffnen.


Darauf solltest Du achten:

  • Deine Instruktionen zu Aufgabe, Zeitvorgaben und Art der Dokumentation sollten sehr genau sein.

  • Die Teilnehmer*innen sollten die Möglichkeit haben, Dich bei Fragen zu erreichen.

  • Überleg dir genau ob Methode und Aufgabe zusammenpassen oder ob es in diesem Fall ggf. eine passendere Möglichkeit gibt.

Kann ich an ein virtuelles Flipchart schreiben?


Ja, in beinahe allen Programmen kannst du auf ein Virtuelles Flipchart bzw. Whiteboard schreiben, dass du mit allen teilst. Oft gibt es sogar die Möglichkeit, dass die Teilnehmer*innen schreiben, zeichnen, markieren oder etwas stempeln.

➽ Kann ich als Flipchart-Ersatz mein iPad anschließen?


Besonders nett wird es, wenn du noch dein Tablet verbindest und dann darüber handschriftlich notieren und skizzieren kannst. zumindest bei Zoom geht das.

Welche Features habe ich zur Verfügung?


In den meisten Tools stehen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:


  • Chat-Funktion - Hier kann mit allen oder auch nur mit einzelnen per Chat-Nachricht kommuniziert werden. Normalerweise kann der Host hier nach belieben freigeben und einschränken. Den Chat auch untereinander zu erlauben hat den Vorteil, dass andere Teilnehmer*innen ebenfalls aushelfen und Fragen beantworten können. Der Nachteil ist, dass sich unbemerkt Parallel-Dialoge entwickeln können.


  • “Hand heben” - Neben der Möglcihkeit tatsächlich sichtbar vor der Kamera die Hand zu heben gibt es z.B. bei Zoom noch die Möglichkeit einfach ein Signal per Mausklick zu senden, was der Host angezeigt bekommt.


  • Bildschirm teilen - Um Präsentationen, Fotos, Webseiten oder andere Programme für alle gleichzeitig sichtbar zu machen gibt es die Möglichkeit den Bildschirm zu teilen.


  • Virt. Whiteboard - meist über die Bildschirm-Teilen-Funktion zu erreichen ist das virtuelle Whiteboard auf dem ad hoc Notizen und Skizzen gemacht werden können.


  • Breakout-Sessions - hier schickt man die Teilnehmer*innen in unterschiedliche virtuelle Räume. Gruppenanzahl und -größe sind dabei je nach Methode und Zielsetzung wählbar.


  • Umfragen - Um schnell ein Stimmungsbild einzuholen oder ein kleines Quiz zu veranstalten eignen sich Umfragen, die freigegeben und dann von allen eigenständig ausgefüllt werden. Das Ergebnis ist für den Host und/oder die Teilnehmer*innen sichtbar.

Gestaltungsmöglichkeiten und Interaktion

➽ Wie schaffe ich es die Aufmerksamkeit der TN hoch zu halten?


Meist sind alle aus zwei Gründen noch leichter abgelenkt als im Trainingsraum:


  • Jede*r ist an einem anderen Ort Ablenkung ausgesetzt: Klopfen an der Tür, Kind kommt rein, Feuerwehr fährt die Straße lang...


  • Jede*r sitzt vor einer einzigen großen Ablenkungsquelle: was damit startet ein Fremdwort / eine Person zu googeln führt schnell zu Mails, Schlagzeilen, lustigen Memes und so weiter. Und man sieht den Teilnehmer*innen, die auf den Bildschirm starren nicht an, was genau sie gerade sehen..


Generell kann man also sagen, dass es bei einem virtuellen Training noch wichtiger ist darauf zu achten die Teilnehmer*innen immer wieder zu aktivieren und einzubinden. Am besten alle paar Minuten.


Wie das geht?

Mit allen Mitteln, die wir auch aus dem Trainingsraum kennen und viel Fantasie:


Focus in leuchtender Schrift, sehr verschwommen
Versuche immer konzentriert zu bleiben!
  • Fragen stellen

  • Konkrete Teilnehmer*innen um Resonanz bitten

  • Reaktion durch Handzeichen einfordern

  • Reaktion durch Chatkommentar einfordern

  • Resonanzrunde mit allen

  • Reflexionsfrage & Blitzlicht

  • Methodenwechsel zu Gruppenarbeiten

  • etwas selbst ausprobieren lassen


➽ Wie bekommen wir Interaktion und Erlebnischarakter in einen Online Workshop?


Genau wie wir auch ein gutes Präsenztraining nicht so gestalten, dass wir den Großteil der Zeit vorne referieren, ist auch ein virtuelles training nicht dazu gedacht eine Präsentation durch zu klicken und dazu zu sprechen.


Gruppenarbeiten, Partnerarbeit, Einzelreflexion, Brainstorming, Brainwriting, kleine (Gedanken-) Experimente mit entsprechendem Debriefing, Energizer, Videos, selbst etwas recherchieren...


Welche Ideen gibt es zur inhaltlichen Gestaltung, sodass es abwechslungsreich und spannend bleibt?


Meine Empfehlung: schau genau, was Du normalerweise im Präsenztraining tust um genau das zu erreichen. Im nächsten Schritt überlege wie du den gleichen Mechanismus auch im virtuellen training nutzen kannst.


Einfaches Beispiel:

Du bettest deinen Trainingstag in eine spannende Story, die du immer weiter erzählst und am Ende auflöst? Prima, sowas kannst Du problemlos auch im digitalen Kontext tun.


Etwas schwieriger:

Du nutzt unterschiedliche Bereiche im Raum für die einzelnen Abschnitte des Trainings?

Vielleicht kannst Du stattdessen mit unterschiedlichen Hintergründen in deinem Bildschirm arbeiten oder die Teilnehmer*innen bitten bei sich etwas zu verändern um das zu symbolisieren.


Jetzt wird's knifflig:

Du nutzt Bewegungsspiele.

  • Geht es um die Physische Bewegung z.B. als Energizer? Dann kann das auch wunderbar jeder bei sich machen. Die anderen dann zu sehen kann sogar ziemlich lustig sein.

  • Es geht eher um die Bewegung relativ zu den anderen im Raum? Vielleicht findest du eine Möglichkeit Bewegungsmuster auf dem Whiteboard abzubilden. Hier kommt es natürlich sehr auf deine Übung an, aber fast immer findet man da einen Weg.


Wenn ich thematischen/fachlichen Input gebe, wie sollten die Folien gestaltet sein?


Die Gestaltung von Präsentationsfolien ist ja schon eine Kunst für sich. Diese Dinge finde ich jedoch bei Präsentationsfolien für virtuelle Trainings besonders wichtig:


  • Bild vor Wort! - Die Folien sollen dazu dienen das von Dir Gesagte und Erklärte zu veranschaulichen und zu illustrieren. Sie sollen nicht schriftlich wiedergeben was Du sagst. Im Idealfall findest du also Bilder, Grafiken oder Icons und schreibst keine Fließtexte oder Stichpunkte auf.


  • Animation nutzen! - Blende die Elemente deiner Folie in sinnvollen Blöcken nach und nach ein. Das hilft deinen Teilnehmern die Balance zu finden zwischen zuhören und betrachten/lesen


  • Präsentation ≠ Handout/Dokumentation! - Versendest du deine Präsentation auch als Doku fehlen wichtige Stichpunkte, benutzt du die Doku als Präsentation ist hier zu viel gleichzeitig zu lesen. Ich empfehle zwei verschiedene Foliensätze zu erstellen: einen um ihn parallel zu deinem Input zu zeigen und einen, den Du als Dokumentation versenden kannst und der zu den Illustrationen Notizen und Stichpunkte enthält.

Oder lieber ganz ohne Folien?


Wenn Du auch in Präsenztrainings lieber vollkommen ohne Folien sprichst geht das natürlich auch im virtuellen Setting!


Du kannst z.B. ...

  • ...analog zu einer Flipchart-Darstellung das virtuelle Whiteboard nutzen und illustrieren - besonders gut funktioniert das mit einem angeschlossenen Tablet.

  • ...Gegenstände zeigen um deinen Vortrag zu illustrieren.

  • ...Bilder in die Kamera halten.

  • ...etwas vormachen um es zu zeigen.

  • ...jemand aus der Gruppe bitten etwas vorzumachen.

Wie und womit kann ich Umfragen einbauen?


Umfragen oder "Polls" helfen in virtuellen Trainings und Workshops dabei die Teilnehmer*innen zu aktivieren und einzubeziehen. Du kannst sie nutzen um die Stimmung abzufragen, das Vorwissen der Teilnehmer*innen einzuschätzen, die Erwartungshaltung, ein kleines Quiz zwischendurch zu machen und so weiter.

Es gibt separaten Online-Tools wie z.B. Mentimeter, deren Umfragen Du dann ganz unabhängig vom eingesetzten Videokonferenz-Tool nutzen kannst.


Manche Videokonferenz-Tools wie z.B. Zoom ermöglichen auch direkt kleine Umfrage durchzuführen. Wer sich das genauer ansehen möchte findet hier ein gutes Tutorial von Zoom auf Englisch: Zoom Polling (in Meeting)



Wofür kann ich Gruppenarbeiten nutzen?


(Wie Du Gruppenarbeiten technisch ermöglichen kannst findest du weiter oben.)


Hier sind ein paar thematische Ideen für Gruppenarbeiten in virtuellen Trainings:


  • Kollegiale Fallberatung (wie das genau geht erkläre ich HIER)

  • Brainstorming, Brainwriting & Ideensammlung in kleineren Gruppen

  • Recherche und Aufbereitung von Teilinhalten mit anschließender Präsentation für die anderen

  • Check-In/Kennenlernen in kleinen Gruppen


Was muss ich bei der Anmoderation von virtuellen Gruppenarbeiten beachten?


Insbesondere im virtuellen Kontext solltest Du darauf achten folgende Informationen sehr klar zu kommunizieren:

Bild von Hand die einen Stift hält und in ein offenes bereits beschriebenes Notizbuch schreibt
Jetzt wird Klartext gesprochen!
  • Was ist ganz genau die konkrete Aufgabe?

  • Wie genau ist der Ablauf und wie sind die zeitliche Vorgaben?

  • Was genau ist die Vorgehensweise und wie wird das Gruppenergebnis dokumentiert?

  • Wozu dient das ganze und was wird danach mit den Ergebnissen geschehen?

  • Wie bist du erreichbar wenn es Unklarheiten oder Probleme gibt?


Wie kann ich die Aufgabenstellung und Zusatzinformationen für die Gruppenarbeit bereitstellen?


Je umfangreicher und komplexer diese Informationen sind, desto nützlicher ist es sie schriftlich zu geben. Es lohnt sich sehr eine Folie oder eine Visualisierung zu erstellen und diese mit den Teilnehmer*innen zu teilen. Bitte beachte, dass in den Gruppenräumen oft nicht auf den geteilten Bildschirm oder den gemeinsamen Chat zugegriffen werden kann.


Ich empfehle darum folgende alternative Möglichkeiten:


  1. Teile deinen Bildschirm, erläutere alle Informationen und fordere die Teilnehmer*innen auf einen Screenshot zu machen.

  2. Teile die Informationen im Chat und fordere die Teilnehmer*innen auf sie heraus zu kopieren und dann in den Breakout-Gruppenchat zu übertragen.

  3. Sende die Information als Nachricht in die einzelnen Breakout-Gruppenräume.

  4. Erstelle ein PDF und versende es per Mail.

  5. Erstelle ein PDF, stelle es online bereit z.B. über Google Drive und teile den Link im Chat.


Wie kann ich dafür sorgen, dass bei einer Breakout-Session der Zeitplan eingehalten wird?