SOS! - Blitz-Raumvorbereitung für Trainings und Workshops in 15 Minuten
Aktualisiert: 11. Nov. 2021
Dein Zug hatte Verspätung? Du standest im Stau oder hast keine Parkplatz gefunden? Dein*e Ansprechpartner*in hat vergessen, dass du früher vorbereiten wolltest? Der Raum ist noch vom vorherigen Termin belegt?
Das Leben macht manchmal was es will und es gibt mehr als genug Gründe, die deine geplanten 60 min Vorbereitungszeit (so viel sind es zumindest bei mir) auf …sagen wir mal…15 min schrumpfen lassen. Hinterher kann man darüber lachen, jammern oder überlegen wie man das in Zukunft verhindert, aber falls du nicht schon unglaublich routiniert und/oder abgebrüht bist brauchst Du im Moment der Momente einen Notfall-Plan!
Einfach alles wie geplant machen, nur schneller und hektischer und am Schluss völlig aus der Puste sein? Nein, lieber nicht!
Wenn es nur noch für das Nötigste reicht, dann empfehle ich dir diese Minimal-Vorbereitung in drei Schritten für Trainings und Workshops:
Überprüfe und schaffe die passende Sitzordnung
und das richtige Setting im Raum!
Ist alles einigermaßen da, wo du es haben willst? Sind genug Stühle da? Muss noch etwas an den Rand oder in die Mitte?
Bitte die ersten ankommenden Teilnehmer*innen, Dir zu helfen.
Delegiere großzügig und präzise, damit es auch so klappt wie du es haben möchtest und du nicht nacharbeiten musst.
Zuzugeben, dass es heute nicht gelaufen ist wie geplant und du Hilfe brauchst macht sympathisch und nahbar.
Dein selbstsicherer Umgang damit und klare Anweisungen wirken souverän und machen gleich aus einem ich und einem du ein WIR.
Packe dein Material aus und lege es zurecht.
Du wirst heute vermutlich während des Trainings oder Workshops einige der Dinge nachholen müssen, die du vorbereiten wolltest: Flipcharts schreiben, Moderationskarten abzählen, eine Übung vorbereiten...
Das alles geht einfacher, wenn du nicht erst in deinen Taschen kramen musst sondern alles - wie im OP - gut sichtbar und in Greifnähe liegt.
Mache eine innerliche Blitz-Generalprobe der ersten 10-15 Minuten.
Gehe mental die ersten 10-15 Minuten der Veranstaltung durch, so dass Du sie auch ohne das eigentlich geplante Flipchart etc. gut moderieren kannst und nicht in Versuchung kommst, dich zu entschuldigen oder zu erklären, was alles nicht ist.
Den ursprünglichen Plan kennst (hoffentlich) nur du und keiner wird bemerken was alles nicht ist, es sei denn Du weist die Teilnehmer*innen darauf hin.
Im Idealfall kannst Du nach dem Check in eine kleine Reflexionsübung alleine oder mit Partner*in improvisieren, die dir ein wenig Zeit verschafft den nächsten Abschnitt vorzubereiten.
