10 Tipps für die Suche nach einem passenden Workshop-Raum
Wenn wir Trainings oder Workshops für Business-Kunden anbieten, haben wir oft kein Mitspracherecht bei der Wahl des Raumes, der dafür genutzt werden soll.
(Falls Du doch gefragt wirst, nutze das unbedingt aus und sage klar, was Du Dir wünscht und brauchst - das steigert die Chancen, dass Du das auch bekommst enorm.)
Wenn Du aber selbst Workshops z.B. als offene Formate anbietest und dafür nach Workshop oder Seminarräumen suchst, habe ich hier zehn Tipps für Dich:
1. Suche unbedingt nach einem Raum, der groß genug für Deinen Workshop ist.
Die benötigte Größe des Raumes ist natürlich abhängig von der Personenanzahl, aber auch wie lange ihr euch dort aufhaltet und was Du an Aktivitäten planst, spielt eine Rolle: Je länger der Workshop, desto größer der Raum & je mehr Gruppenaufgaben oder Workshopanteile im Stehen/in Bewegung, desto mehr Platz brauchst Du.
Wenn Du unsicher bist, ob der Raum ausreicht, frage nach einem Grundriss oder Fotos.
Oder nutze z.B. diesen Rechner hier, um eine Idee zu bekommen, ob der Platz reichen wird.
2. Überlege vorab genau, was Du wirklich vor Ort brauchst und was nur "nice to have" ist.
Wenn Du genau weißt, was alles wirklich nötig ist für den Workshop (z.B. Beamer, Pinnwände, Flipcharts) und was Du ggf. ersetzen oder selbst mitbringen kannst (z.B. Musikbox, Moderationskoffer etc.) wird Dir die Entscheidung für einen passenden Raum leichter fallen.
3. Achte darauf, dass der Raum zu Thema und Zielgruppe passt.
Es heißt "der Raum moderiert mit". Achte darauf, dass er zu Deinem Thema und Deiner Zielgruppe passt.
Ein Kreativitätsworkshop in einem grauen Raum mit Blick auf eine andere Hauswand? Das wird mühsam.
Ein kunterbuntes Atelier für eine Zielgruppe, die Struktur und Ordnung schätzt? Auch nicht ideal.
4. Nutze für Deine Suche Plattformen wie Spacebase.com.
Hier findest Du Räume für jede Form von Meeting oder Event. Du kannst nach Ort, Lage und Größe sowie nach Ausstattungsmerkmalen und zusätzlichen Services (z.B. Mittagessen) suchen. Vor allem, wenn ich in fremden Städten auf der Suche bin und nicht auf Empfehlungen aus meinem Netzwerk zurückgreifen kann, stöbere ich hier gern.
5. Frage in Coworking Spaces nach.
Gerade kleinere Coworking Spaces haben oft ein Interesse daran, ihre Räume zu vermieten und einen Teil der Kosten darüber zu decken. Hier finden sich oft schöne Räume und es lassen sich für beide Seiten faire Vereinbarungen treffen. Ich schätze an Coworking Spaces (im Gegensatz z.B. zu Hotels), dass die Räume meist weniger formell und steif sind, ich aber dennoch auf die Strukturen wie z.B. eine Kaffeetheke zugreifen kann.
6. Frag in Deinem Netzwerk nach Empfehlungen
Einige der schönsten Workshop-Räume habe ich bisher über Empfehlungen gefunden und ich selbst freue mich auch immer, wenn ich jemand bei der Suche einen tollen Tipp geben kann. Also frag unbedingt nach, ob jemand einen Raum oder eine Location kennt.
Am besten sagst Du auch hier schon, was Du suchst und brauchst. Das regt das Gedächtnis nochmal zusätzlich an.
Zwei meiner Raumempfehlungen in Berlin sind z.B.
THE LOVERS & LEADERS - Space --> https://maps.app.goo.gl/KoGd7ynpyFrLFAUA6?g_st=ic
juggleHUB Coworking --> https://maps.app.goo.gl/wHtSCA9skKh8Hrfy6?g_st=ic
7. Besichtige den Raum vorab, falls Du kannst.
Falls Du die Gelegenheit hast, schau Dir den Raum ruhig persönlich an, um einen wirklichen Eindruck zu bekommen. So kannst Du auch gleich sehen, was Du vielleicht zusätzlich mitbringen kannst, weil Du es im Workshop brauchst oder um den Raum noch etwas aufzuwerten.
8. Melde Dich vorab bei den Gastgebern zur Abstimmung
Falls Du den Raum besichtigen kannst, ergibt sich das Gespräch vermutlich von alleine, aber auch, wenn Du den Raum nicht besichtigst oder schon kennst, solltest Du die Gastgeber kontaktieren und einige Dinge konkret klären.
Hier sind als Beispiel ein paar Dinge, die Du klären solltest:
Ab wann kannst Du zur Vorbereitung in den Raum? --> meine Empfehlung ist mind. eine Stunde vor Workshopstart
Wie flexibel ist die Bestuhlung? --> können z.B. die Tische entfernt werden
Wen kannst Du während des Workshops kontaktieren, wenn Du Hilfe brauchst? --> Beamer will nicht wie Du, Wlan weg, Strom weg, Getränke alle, bestelltes Catering kommt nicht, Kaffee-Maschine streikt
Wie sollst Du den Raum hinterlassen? --> Musst Du ihn wieder aufräumen oder dürft ihr alles stehen lassen wie es ist?
9. Überleg Dir, wie Du den Raum dekorieren, gestalten oder aufwerten kannst
Der Raum ist "OK", aber eben noch nicht perfekt? Dann überleg doch gleich mal, wie Du ihn noch aufwerten kannst.
Vielleicht durch eine andere Bestuhlung? 🪑
Kannst Du vielleicht etwas zum Dekorieren oder Gestalten mitbringen? 💐
Was können eine intensive Lüftung und ein angenehmer Duft (Stecker, Spray, Diffusor) noch rausholen? 🌺
10. Hast Du einen tollen Raum, halte Dir den Kontakt unbedingt warm.
Ein passender (möglicherweise sogar bezahlbarer) Raum für Deine Workshops ist Gold wert. Halte Dir den Kontakt also unbedingt warm und mach Dich zum Liebling-Mieter:
Räume das gröbste auf (auch wenn Du nicht musst) 🧹
Bedanke Dich am nächsten Tag beim Abschied oder am nächsten Tag 💌
Hinterlasse positive Bewertungen und Rezensionen auf den entsprechenden Portalen 🌟
Und was geht gar nicht bei einem Workshop-Raum?
Als kleine Zugabe noch meine "Red Flags" bei denen ich unbedingt noch weitersuchen würde:
keine Fenster (keine Erklärung nötig, glaube ich)
komplett von außen einsehbar (lenkt unglaublich ab)
muffiger Geruch, den einmaliges Lüften nicht beseitigen kann (da wird schon der erste Eindruck mies sein)
schlechtes Licht - zu dunkel oder zu hell (Neonröhren)
unbequeme Sitzmöbel (falls Du also den Raum besichtigst, unbedingt hinsetzen!)
zu eng (achte darauf, ob für Deine Gruppenaufgaben überhaupt Platz ist)
fester Tisch, der sich nicht entfernen lässt (das ist nur für Workshops geeignet, bei denen an diesem Tisch wirklich gearbeitet werden soll, also falls ihr z.B. etwas handwerklich macht, Collagen erstellt etc.