Meine Top 10 für mehr Konzentration in virtuellen Formaten
Aktualisiert: 11. Nov. 2021
Meeting, Brainstorming, Austausch, Training, Workshop - egal welches Format ich virtuell erlebe, immer wieder stelle ich fest:
Es strengt mich mehr an als die analoge Variante
Es fällt mir schwerer konzentriert und bei der Sache zu bleiben.
Da virtuelle Formate aber ein fester Bestandteil meines Berufsalltags sind (sie waren es auch schon vor Corona) und auch bleiben werden, habe ich inzwischen einige Dinge für mich entdeckt, die mir dabei helfen bei der Sache zu bleiben und mich auf den Inhalt und die anderen Teilnehmer:innen zu konzentrieren. Hier sind meine besten 10 Empfehlungen!
Und übrigens: ich spreche unten der Einfachheit halber immer von "Meeting", die Tipps funktionieren aber für alle Formate: Meeting, Brainstorming, Austausch, Training, Workshop...
1. Stelle dir etwas zu trinken bereit.
Sorge dafür, dass du während des Meetings etwas zu trinken greifbar hast.
Wasser, Kaffee, Tee? Das ist eigentlich nebensächlich, Hauptsache du kannst ohne aufstehen zu müssen etwas trinken.
Meldet unser Körper ein Durstgefühl (und das ist oft eher unterbewusst) schaltet der Kopf nämlich erstmal in den Versorgungsmodus und ist abgelenkt.
2. Schalte die Benachrichtigungen aus
- an Smartphone und Desktop.
Jede Benachrichtigung über eine eingegangene Mail, eine neue Whatsapp-Nachricht oder ähnliches lenkt uns ab. Punkt.
Die Benachrichtigungen sind ja genau dazu da, uns zu unterbrechen und zu sagen “Da ist was.”
Und unser Hirn ist genau darauf gepolt jeder Bewegung oder Veränderung, also jeder Ablenkung Beachtung zu schenken - könnte ja gefährlich sein... Säbelzahntiger und so...
Im virtuellen Meeting ist aber selten etwas gefährlich sondern nur ablenkend, darum: Schalte zumindest für die Zeit des Meetings die Benachrichtigungen aus und erlaube dir selbst, mal nur einen Fokus zu haben. Seufz...tut gut, oder?
3. Schaffe dir ein ablenkungsfreies Sichtfeld.
Du sitzt beim virtuellen Meeting mit Blick auf die Pinnwand mit all den ToDos, die diese Woche noch anstehen? Du hast die Spülmaschine, die dringend ausgeräumt werden müsste, direkt von der Nase?
Sicher hast du nicht immer den perfekten Sitzplatz (vor allem im Home-Office), oft kannst du dir aber mit kleinen Handgriffen selbst helfen etwas Ruhe ins Umfeld zu bringen.
Spülmaschine nochmal zuklappen? Vorübergehend ein Tuch über die Pinnwand? Ja, gute, einfach Ideen, um außen für weniger Ablenkung zu sorgen und sich im Inneren besser fokussieren zu können.
4. Nutze die Vollbildfunktion.
Nehmen die Teilnehmer:innen des Meetings den ganzen Bildschirm ein, gerätst Du weniger in Versuchung ein anderes Programm zu öffnen.
Falls Du einen zweiten Bildschirm nutzt, kann es sehr hilfreich sein, für die Dauer des Meetings einen davon auszuschalten (Ausnahme natürlich, wenn dir der zweite Bildschirm hilft z.B. bei der Nutzung eines digitalen Whiteboards).
Achte dabei am besten darauf, dass du den Bildschirm nutzt, an dem auch deine Kamera ist. Sonst sehen die anderen dich immer von der Seite.
5. Blende deine Selbstansicht aus.
Das Wichtige zuerst: Ich empfehle wann immer möglich alle Teilnehmer:innen ihre Kamera nutzen zu lassen. Und darum lautet mein Tipp auch nicht "Schalte die Kamera aus." Ich spreche von der Selbstansicht.
Für uns ist es ungewohnt, dass da zwischen all den anderen Gesichtern auch immer das unsere zu sehen ist. Und so beobachten wir uns unwillkürlich den Großteil der Zeit selbst und nur wenig die anderen.
Stell dir vor in einem Meeting-Raum wäre ein Spiegel in dem du nur dich immer siehst. Das würde auch irritieren und du würdest dich oft selbst beobachten - ganz unwillkürlich.
Die Selbstansicht kann man in den meisten Programmen ausblenden. Bei Zoom z.B. gehst du mit dem Mauszeiger über dein Bild, klickst auf die "..." und wählst dann "Selbstansicht ausblenden" oder "Hide Self View".
In den ersten Minuten ist das ungewohnt, das gebe ich zu, aber man gewöhnt sich schnell daran. In einem Präsenzmeeting kontrollieren wir unsere Frisur ja auch nicht permanent. Erste Studien zeigen, dass uns das Meeting so weniger anstrengt und wir länger konzentriert bleiben.
6. Mach einen Check-In.
Nicht von 0 auf 100 starten zu müssen, sondern kurz bewusst anzukommen und auch den anderen zu signalisieren "ich bin jetzt geistig da", kann eine echte Hilfe sein, um im Meeting fokussiert zu bleiben.
Meine Kollegin Katja Kremling beschreibt in ihrem Artikel CHECK-IN. DER AUFTAKT FÜR GELUNGENE BESPRECHUNGEN warum uns das so gut tut.
Übrigens: Wenn es keinen gemeinsamen Check-In gibt, kannst du das auch einfach für dich selbst tun.
Ich sage meist innerlich "Ich bin da" und fokussiere mich darauf, mit welcher Intention ich an diesem Meeting teilnehme.
7. Mach dir Notizen oder Sketchnotes.
Meine absolute Geheimwaffe, um konzentriert und bei der Sache zu bleiben, sind Notizen bzw. Sketchnotes.
Ich lege mir immer einen Block oder das Tablet bereit und notiere mit.
Diese Notizen können Entscheidungen oder Aufgaben sein, Themen, die ich mir nochmal ansehen möchte, Ideen, die ich habe usw.
Mir macht es inzwischen großen Spaß das zu gestalten, ein Icon hinzuzufügen etc. Und auch wenn es auf andere manchmal so wirkt, als wäre ich ganz bei meiner Kritzelei und eben nicht im Meeting ist genau das der Trugschluss. Bei mir geht so vieles "durch die Hand in den Verstand".
8. Erledige deine Aufgaben nach dem Meeting.
Gerade in virtuellen Meetings ist es natürlich verlockend: den nächsten Termin schon mal einstellen, die Mail schon mal anfangen, das Wort schon mal nachschlagen...
Kenn ich nur zu gut! Erscheint im ersten Moment super effizient und rächt sich erst später.
Wenn man den Adressaten verwechselt, die Zeitzone falsch wählt oder einfach die letzten Sätze nicht mitbekommen hat und plötzlich verraten soll, was man davon hält.
Darum: Aufschreiben (siehe Tipp 7) und nach dem Call 5 Minuten frei halten, um diese kleinen Nacharbeiten zu erledigen.
9. Bemühe dich um eine gute Tonqualität.
Wenn du kannst, nutze ein Headset - meist reicht schon das, was mit den meisten Smartphones geliefert wird. Das Mikrofon hilft dabei weniger Störgeräusche aufzunehmen und so kommt bei allen weniger Rauschen an.
Wenn Du in einer lauten Umgebung sitzt, lohnt es sich auch sehr sogenannte Noise Cancelling Kopfhörer zu nutzen, denn sie filtern den Hintergrundlärm heraus und du hörst alles im Meeting gesprochene viel klarer.
Was viele nicht wissen:
Wenn das Videobild mal flackert, zu hell oder dunkel ist, kann unser Hirn das ziemlich gut tolerieren. Bei allem was wir hören, sind wir da wesentlich empfindlicher.
Schlechte Tonqualität und Hintergrundgeräusche herauszufiltern macht unser Hirn zwar automatisch und wir merken es fast gar nicht, das ist aber anstrengend und geht auf Kosten der Konzentration. Dass wir nach virtuellen Meetings oft so eine Matschbirne haben liegt auch daran.
10. Setzt euch klare Zeitlimits und
beendet das Meeting, wenn es vorbei ist.
Gerade sogenannte Regelmeetings, wie ein wöchentlicher Team-Call, sind oft immer für dieselbe Zeitspanne terminiert, egal was tatsächlich zu besprechen ist.
Meine Empfehlung: Seht euch nach dem Check-In die Themen an, entscheidet wie viel Zeit jedes Thema bekommen soll, ernennt einen Timekeeper und vor allem: Wenn schon früher als geplant alles besprochen und entschieden ist, lasst es gut sein. Ende. Aus. Auflegen. über die gewonnene Zeit freuen.
