Flipchartprotokolle erstellen - schnell & einfach
Aktualisiert: 19. Juni 2023
(Für diesen Artikel gibt es eine neue Version. Du findest den Artikel hier:
Meine Routine für blitzschnelle Flipchartprotokolle
Als Teilnehmerin von Trainings und Workshops war ich es früher gewohnt, das versprochene Flipchartprotokoll erst Tage - manchmal sogar Wochen - später zu erhalten. Ich habe gedacht, das wäre normal und eben nicht anders möglich.
Ein echtes WOW-Erlebnis hatte ich im Herbst 2016 in einem mehrtägigen Training zum Thema “Sich selbst und andere führen”: Wir konnten uns das Flipchartprotokoll vor der Verabschiedungsrunde anschauen - inklusive Zusatzinfo, Buch- und Video-Empfehlungen, Stimmungs-Fotos und kleinen Insider-Witzchen als letzten Programmpunkt!
Bäm! Das war so ein unglaublich cooler Abschluss, dass ich mir vorgenommen habe, meine Flipchartprotokolle immer so schnell wie möglich zu versenden. Oder - wie erlebt - tatsächlich noch im Training zu zeigen.
Heute ist meine Mail mit dem fertigen Protokoll meist verschickt, bevor die Teilnehmer*innen überhaupt zu Hause sind.
Wie stelle ich das an?
Ich habe mittlerweile eine kleine Routine entwickelt, mit der ich mir das Trainerinnen-Leben an dieser Stelle sehr erleichtern kann.
Das sind meine fünf Schritte:
1. Passendes Template erstellen
Vor dem Training/Workshop erstelle ich mir eine passende Vorlage für das Flipchartprotokoll - entweder in der CI meiner Kunden oder mit einem schlichten Layout von mir.
Ich nutze dafür immer PowerPoint - mal im Quer- mal im Hochformat. Ich finde PowerPoint hier flexibler als Word und kann später die Bilder leichter einfügen.
Bei der Benennung achte ich jetzt schon darauf, dass der Dateiname für mich und für die Teilnehmer*innen nützlich ist. Das bedeutet er ist einzigartig und gut zu finden.
Zum Beispiel so: "Training + Kunde_Datum_Franziska Blickle.ppt"
Bitte nicht so: "Flipcharts_Datum.ppt" ODER "Training_Franziska Blickle.ppt"
2. Gliederung und Zusatzinformationen vorbereiten
Ich gliedere meine Vorlage schon so, wie ich mein Training plane und orientiere mich daran für die Anzahl der Folien, Überschriften etc.
Ich füge wo es passt bereits jetzt zusätzliches ein:
Kurzerklärungen
Begriffsdefinition
Links zu Videos die ich im Training zeige oder zusätzlich empfehle
Buchempfehlung
Infografiken
Cartoons, Zitate etc, die ich als Einstieg in Themen oder Übungen genutzt habe
Alles, was Mehrwert liefert oder positiv an das Training erinnert, kommt in das Protokoll.
3. Flipcharts zwischendurch abfotografieren
Ich fotografiere die Flipcharts wenn möglich nach und nach während des Trainings. Dafür nutze ich Leerlauf, der für mich bei Partnerübungen, Selbstreflexion oder in den Pausen entsteht. Ich finde das wesentlich angenehmer als abends oder am Trainingsende alle Flipcharts auf einmal zu fotografieren. Außerdem habe ich so immer mal wieder das Smartphone in der Hand, um Stimmungsbilder vom Raum und Schnappschüsse von der Gruppe zu machen.
Ich fotografiere meine Flipcharts NICHT mit der normalen Kamera-Funktion, sondern nutze die kostenlose App Office-Lens, denn...
...sie erkennt bei Flipcharts, Metaplanwänden, Whiteboards und Dokumenten den passenden Ausschnitt automatisch.
...ich kann damit auch schräg fotografieren und die App kippt das Foto passend und in guter Qualität.
...kleine Korrekturen kann ich direkt in der App vornehmen.
Zuschneiden und anpassen geht direkt in der App.
4. Fotos nach und nach einfügen
Ich füge die Fotos immer nach und nach in das Flipchartprotokoll ein. Bei mehrtägigen Trainings lege ich das in die Pause vor dem gemeinsamen Abendessen. Manchmal - besonders mit anderen Trainer*innen im Tandem - nutze ich auch hier die Pausen in denen z.B. Gruppenarbeiten oder Reflexion stattfinden.
Wichtig ist mir dabei, sehr achtsam zu sein, ob mich jemand braucht, eine Frage offen ist oder die Teilnehmer*innen den Eindruck haben, ich wäre mit etwas anderem beschäftigt.
Wo ich es hilfreich finde, sage ich offen, dass ich ich schon am Protokoll arbeite, damit kein falscher Eindruck entsteht.
Weniger ist beim Einfügen meist mehr: die Fotos auf die gleiche Größe bringen und bündig anordnen, geht schnell und sieht fast immer klarer und besser aus als alle Spielereien, zu denen man sich bei zu langer Bearbeitung hinreißen lässt.
5. Prüfen, komprimieren und versenden
Ich gehe das Flipchartprotokoll nochmal durch und prüfe, ob alles passt:
Habe ich die Reihenfolge geändert, passe ich sie auch im Protokoll an.
Habe ich noch etwas zusätzliches erklärt, füge ich noch eine Folie ein.
Sind Links in der Präsentation, klicke ich diese nochmal an.
Ich komprimiere die Fotos in der PowerPoint-Datei und wähle dabei meist eine für E-Mail optimierte Größe.
Ich speichere die Datei für mich immer als .PPT und als .PDF ab.
Je nachdem was mit den Kunden vereinbart ist, gibt es jetzt drei Möglichkeiten:
Ich sende das Protokoll an eine*n Ansprechpartner*in und es wird weitergegeben.
Ich sende das Protokoll an die Teilnehmer*innen direkt.
Ich lade das Protokoll z.B. bei Slack oder GoogleDocs für die Gruppe hoch.
Ich freue mich immer, wenn ich selbst an die Teilnehmer*innen versenden darf. Das gibt mir die Möglichkeit, nochmal “Bis bald!” zu sagen und oft schickt der ein oder andere nochmal ein Dankeschön oder konstruktives Feedback als Antwort.
Was das hilfreich für Dich? Hast Du weitere Tipps oder Fragen?
Ich freue mich über Deinen Kommentar!
Damit auch spontan gestaltete Flipcharts aussehen wie Absicht findest Du hier noch meine
