• Franziska Blickle

FAQ - Was sollte ich bei der Nutzung eines virtuellen Whiteboards beachten?

Seit mittlerweile 10 Monaten setze ich in beinahe allen Trainings und Workshops ein virtuelles Whiteboard ein.

Ich habe inzwischen so einige Fehler und damit verbundene Erfahrungen gemacht und kenne mich mittlerweile nicht nur mit MURAL als Tool sehr gut aus, sondern bekomme auch immer mehr allgemeine Fragen rund um den Einsatz von virtuellen Whiteboards.

Die häufigsten Fragen habe ich hier gesammelt und werde sie kurz und knapp beantworten.

MEIN TIPP:

Falls dich nur einzelne Fragen interessieren, dann klicke hier in der Übersicht darauf und du kommst direkt zum passenden Abschnitt.

  1. Brauche ich für die Workshops mit MURAL gleichzeitig noch ein Videokonferenz-Tool wie Zoom oder MS Teams?

  2. Brauche ich einen zweiten Bildschirm?

  3. Nutze ich parallel zum virtuellen Whiteboard noch eine Präsentation in PowerPoint etc.?

  4. Wie führe ich Teilnehmende an die Funktionalitäten heran?

  5. Sollte ich die TN bitten sich schon vorher vorzubereiten und mit dem Tool vertraut zu machen?

  6. Sollte ich das virtuelle Whiteboard dann die ganze Zeit nutzen?

  7. Welche Fehler kann ich bei der Moderation vermeiden?

  8. Was kann ich tun, wenn ich merke, dass ich meine TN überfordere mit den Übungen oder der Geschwindigkeit?

  9. Was kann ich tun, wenn die Gruppe gut mitkommt, aber einzelne sich ausklinken?

  10. Was sollte ich beachten, wenn ich noch weitere Tools einsetzen möchte, wie z.B. Mentimeter, Kahoot etc.?

  11. Was sollte ich beachten, wenn ich mit einem Team arbeite, dass sich mit MURAL schon auskennt?


Brauche ich für die Workshops mit MURAL gleichzeitig noch ein Videokonferenz-Tool wie Zoom oder MS Teams?


Ja. Manche Tools haben zwar auch die Möglichkeit per VOIP (=Voice Over IP) miteinander zu sprechen. bei mehr als zwei Personen sollte die sprachliche Kommunikation aber über ein Videokonferenz-Tool wie Zoom, MS Teams etc. gehen.



Brauche ich einen zweiten Bildschirm?


Nein. Viele finden das hilfreich, damit sie die TN im Videokonferenz-Tool und das Board gleichzeitig sehen können. Ich selbst nutze nur einen Bildschirm und komme damit gut klar.



Nutze ich parallel zum virtuellen Whiteboard noch eine Präsentation in PowerPoint etc.?


Ich persönlich versuche es zu vermeiden noch ein anderes Präsentationstool zu nutzen. Ich kopiere in der Regel meine Präsentationsfolien auf das Board und zeige sie dort. Das ist aber einerseits eine Frage der persönlichen Präferenz und andererseits auch eine Frage davon wie das Format aufgebaut ist. Vormittag Vortrag und nachmittags dann der dazugehörige Workshop auf dem Board - da würde ich es vermutlich trennen.


Ich finde: Gut ist, was gut funktioniert. Schlecht ist, was Facilitator oder Teilnehmende verwirrt oder überfordert.


Wie führe ich Teilnehmende an die Funktionalitäten heran?


Wichtigster Grundsatz: Weniger ist mehr!


Soll heißen: Gib deinen Teilnehmenden nur so viel Information wie sie (jetzt gerade) brauchen.

Du willst ja keine Tool-Schulung machen sondern an einem anderen Thema inhaltlich arbeiten und wenn du ihnen alles erzählst, was das virtuelle Whiteboard kann, ist der menschliche Arbeitsspeicher erstmal voll und es droht schnell eine Überforderung.


Das Problem: deine TN werden nicht sagen: Das war zu viel MURAL und zu wenig Inhalt. Sie werden einfach den Workshop doof finden - und das hilft ja keinem.


Ich überlege mir immer, was genau meine TN in der Aktivität können müssen (z.B. Sticky erzeugen, beschriften und bewegen) und zeige dann genau das. Außerdem fange ich so einfach wie möglich an und steigere das dann im Workshop.


Beispiel für eine Abfolge der Aktivitäten:

  • Nur etwas bewegen - z.B. Sticky mit dem Namen drauf an den gewünschten Ort ziehen (z.B. Wohnort).

  • Vorhandenes Sticky beschriften - z.B. Erwartung an den Workshop

  • Sticky erstellen, beschriften und an einen Platz bewegen - z.B. Brainstorming, Fragensammlung etc.

Ich glaube, dass es wirklich gut investierte Zeit ist, am Anfang eine Aktivität zu planen, bei der es noch nicht um den Inhalt geht, sondern nur oder zumindest hauptsächlich darum die Funktionen kennenzulernen.


Ein paar Ideen dazu habe ich hier veröffentlicht: Meine liebsten MURAL Warm-Ups

Beispiel für ein Warm-Up zum Kennenlernen.


Sollte ich die TN bitten sich schon vorher vorzubereiten und mit dem Tool vertraut zu machen?


Jein. Ich kann die Idee gut verstehen, die TN zu bitten sich schon vorher mit dem Tool vertraut zu machen, damit die Workshop Zeit dann komplett für die inhaltliche Arbeit genutzt wird, sehe hier allerdings ein paar Schwachpunkte:

  1. Es wird immer Tn geben, die der Bitte nicht nachgekommen sind

  2. Es wird vermutlich TN geben, die auch nach dem Lesen einer Info oder Ansehen eines Videos noch nicht so vertraut mit dem Board sind wie andere.

Ich muss also - so oder so - sicherstellen, dass alle mit den wichtigsten Funktionen vertraut sind, um arbeitsfähig zu sein.

Tue ich das nicht, macht sich bei allen, die nicht mitkommen schnell Frust breit und der belastet dann das ganze Meeting.


Meine Empfehlung:

  • Investiere in jedem Fall ein paar Minuten in eine Warm Up Aktivität bei der alle lernen und ausprobieren, was ihr heute braucht.

  • Falls du dennoch möchtest, dass sich deine TN schon vor dem Workshop mit dem Tool vertraut machen, gib ihnen eine konkrete Aufgabe - vielleicht schon auf dem Board, auf dem ihr später arbeitet. Sie könnten z.B. in dem vorgesehenen Bereich schon ein Foto von sich einstellen und drei FunFacts auf Stickys packen.

  • Ideal vorbereitet ist das, wenn du ihnen alles, was sie brauchen mit einem kurzen (!) Video erklärst. Ich nutze für so etwas Loom. In der kostenfreien Version kann ich genau 5 Min aufzeichnen und das hilft mir sehr mich kurz zu fassen. Außerdem kann ich das Video auf der Plattform lassen und einfach mit einem Link zur Verfügung stellen. Dritter Bonus ist, dass ich benachrichtigt werde wie oft mein Video angesehen wird und so schon eine Idee habe, wie viele es gemacht haben und ggf. nochmal einen Reminder schicken kann.


Sollte ich das virtuelle Whiteboard dann die ganze Zeit nutzen?


Eher nein. Auch hier ist der richtige Methoden-Mix der Schlüssel zum Erfolg.

Lass deine TN das Board ruhig wieder minimieren (nicht abmelden) und diskutiert von Angesicht zu Angesicht über das gesammelte.

Lass sie in einer Gruppenübung ruhig erst erarbeiten und danach am Board dokumentieren.


Virtuelle Whiteboards sind schöne Hammer, aber nicht alles ist ein Nagel. Im Präsenztraining würdest du ja auch nich ALLES mit Moderationskarten an die Metaplanwand hängen, oder etwa doch? ;)


Welche Fehler kann ich bei der Moderation vermeiden?


Fehler Nr. 1:

Vergessen wie man sich am Anfang mit dem neuen Tool fühlt und zu schnell einsteigen.


Mein Tipp:

Versetz dich vor jedem Format mit einer "neuen" Gruppe kurz zurück zu deinen ersten Gehversuchen auf dem virtuellen Whiteboard und erinnere dich, was hilfreich war und was frustrierend. Das hilft mir immer dabei den Fuß vom Gas zu nehmen und die Kupplung laaaangsam kommen zu lassen - falls dir die Analogie zur ersten Fahrstunde hilft ;)


Fehler Nr. 2:

Diejenigen, die technische Schwierigkeiten haben übergehen um voran zu kommen.


Mein Tipp:

Lass möglichst niemanden außen vor um schneller zu starten, sondern löse das Problem.

Jede hier investierte Minute bewirkt

  1. dass sich die betroffene Person ernst genommen statt frustriert fühlt

  2. sie im weiteren Verlauf genauso mitmachen kann (und will) wie der Rest

  3. der Rest der Gruppe noch etwas herum probieren (und vielleicht helfen kann)

Natürlich muss es auch irgendwann weitergehen. Ich biete dann meist an, in der nächsten Pause nochmal gemeinsam nach dem Problem zu suchen. Ich ermuntere außerdem, gern auch selbständig nochmal zu probieren (oft hilft es schon, wenn der Fokus nicht mehr auf der Person ist und sich die Nerven wieder beruhigen). Und ich habe immer eine Idee wie die Person an der nächsten Aktivität dennoch mitmachen kann (z.B. indem jemand anderes die Stickies als kleine Gefälligkeit bewegt).


Fehler Nr. 3:

Sich zum Diktiergerät machen lassen.


Mein Tipp:

Ich biete nur in absoluten Ausnahmesituationen als besonderen Service an das Schreiben zu übernehmen. Im ersten Moment scheint das meist eine gute Idee zu sein - schneller, ich kann Einfluss nehmen etc. Auf den zweiten Blick wirst du schnell merken, dass damit die wirkliche Interaktion auf "Diktieren und Schreiben" beschränkt wird. Auch wenn sich manche TN das am Anfang wünschen, kommuniziere ich charmant, aber klar, dass das nicht der Sinn der Sache ist und lasse jede:n selbst die Ärmel hochkrempeln bzw. die TN sich gegenseitig helfen.


Fehler Nr. 4:

Die Aufgabenstellung nicht klar genug kommunizieren.


Meine Tipps:

  • Erkläre die Aufgabe genau und sage ganz klar, was du von den TN erwartest. So viele Stickys wie möglich? Jeder zwei Stickys? Zwei pro Gruppe? Irgendwo platziert oder in einem bestimmten Bereich? Darf es kunterbunt sein oder haben die Farben eine Bedeutung?

  • In jeder Gruppe sitzen auditive Typen, die dir brav zuhören, wenn du die Aufgabe erklärst und visuelle Typen, für die es auf so einem virtuellen Whiteboard so viel zu sehen und ausprobieren gibt, dass sie vermutlich verpassen, was genau sie jetzt machen sollen. Hilf ihnen, indem du die Kernaufgabe, also z.B. die Fragestellung auch nochmal hinschreibst.


Fehler Nr. 5:

Zu wenig Orientierung auf dem Board.


Mein Tipp:

Wenn jemand zum ersten Mal auf einem virtuellen Whiteboard arbeitet, sind die Funktionen nur eine Herausforderung. Die zweite Herausforderung ist die Navigation und Orientierung.

Sag immer deutlich wo auf dem Board ihr euch gerade befindet und wiederhole jedes Mal wie die TN dahin gelangen können.

Auf MURAL klingt das bei mir etwa so: " Wir sind jetzt oben rechts im Bereich XY (die Überschrift steht auch groß da). Ihr könnt selbst dorthin kommen oder aber ihr klickt unten auf mein Foto/Icon und seht automatisch was ich sehe. Ich kann euch auch zu mir holen. Bitte anschnallen, das mache ich jetzt für alle, die den Weg noch nicht gefunden haben in 3...2...1...".

Ich bediene so unterschiedliche Bedürfnisse nach Autonomie. Manche wollen selber klicken, manche lassen sich gern abholen. Wichtig ist, dass ich niemanden irgendwo "vergesse" und die Person sich während meiner kompletten Aufgaben-Erklärung fragt, wovon zum *** ich da eigentlich spreche.


Was kann ich tun, wenn ich merke, dass ich meine TN überfordere mit den Übungen und/oder der Geschwindigkeit?


Wenn Du den Eindruck hast, es geht der gesamten Gruppe so ist die Antwort nicht schön, aber einfach: Nimm Tempo und/oder Komplexität raus.

  • Manchmal hilft es eine Übung in zwei Phasen zu teilen, z.B. erst Ideen sammeln und dann gemeinsam clustern und nicht beides gleichzeitig.

  • Manchmal hilft es, etwas mehr Zeit zu geben.

  • Manchmal hilft es auf Spielereien zu verzichten (z.B. Stickys nicht durch Farbänderung markieren sondern räumlich sortieren und die Bereich beschriften).


Was kann ich tun, wenn die Gruppe gut mitkommt, aber einzelne sich ausklinken?


Grundsätzlich gilt: Wir lassen niemanden zurück. Wenn du das Straucheln einzelner übergehst, erzeugst du dort (stillen) Frust und sie werden auch fachlich nicht motiviert sein, sich einzubringen.


Aus "kann nicht" wird dann "will nicht", was uns besonders im virtuellen Workshop ordentlich den Plan vermiesen kann.


Besondere Vorsicht empfehle ich, wenn es sich dabei z.B. um die Führungskraft handelt, an der andere sich orientieren und ggf. sogar anstecken lassen, obwohl sie eigentlich mitkommen. Im Kopf bleibt nicht hängen "der Workshop war gut, ich bin aber mit dem Tool nicht zurecht gekommen". Im Kopf bleibt hängen " der Workshop war doof (und die Trainerin auch)".


Das kann helfen:

  • Nimm dir einen Moment herauszufinden woran es liegt. Die Oberfläche sieht beispielsweise in der Tablet-App bei MURAL ganz anders aus. Wenn du nicht weißt, dass jemand es am Tablet nutzt, kannst du nicht darauf eingehen. Manche aktivieren aus versehen den "Move Mode" und können dann nichts mehr greifen oder schreiben. Vielleicht wurde auch aus Versehen ein anderer Modus aktiviert indem nur Navigation, aber kein bearbeiten möglich ist...

  • Reduziere Tempo und/oder Komplexität für die ganze Gruppe, damit sich die Person(en) nicht ausgegrenzt fühlen.

  • Bitte die Gruppe um Support: "Vielleicht kann jemand die mündliche Anmerkung von XY noch ergänzen, als kleiner kollegialer Service."

  • Biete selbst eine Sonder-Dienstleistung an: "XY, bis wir in der Pause herausgefunden haben warum MURAL dich heute ärgern will schreib mir deine beiden Stichworte doch in den Chat und ich füge sie für dich hinzu." (Vorsicht: Nur für die, bei denen es nicht klappt!)


Was sollte ich beachten, wenn ich noch weitere Tools einsetzen möchte, wie z.B. Mentimeter, Kahoot etc.?


Ich bin sparsam mit zusätzlichen Tools, wenn ich mit einer neuen Gruppe trainiere. Wenn sich die Gruppe schon auskennt - z.B. weil wir mehrere Termine hatten oder im Unternehmen mit virtuellen Whiteboards gearbeitet wird - nutze ich gern auch Tools wie Kahoot und Mentimeter.


Wichtig ist eine klare Moderation, was jetzt genutzt wird und wie genau das funktioniert.

  • Wo sollen die TN hinsehen?

  • Welches Fenster sollen sie offen haben?

  • Brauchen sie Fenster nebeneinander?

  • Ist es hilfreich mit einem anderen Gerät (z.B. Smartphone) zu arbeiten (z.B. bei Mentimeter-Umfragen).

Oft teile ich meinen Bildschirm um kurz zu zeigen wie genau das funktionieren wird.


Frag dich, WARUM du das zusätzliche Tool einsetzen willst! Bringt es einen Mehrwert für die Gruppe und das Workshopziel oder willst du alle deine Tricks zeigen?


"Viel hilft viel!" Da stimme ich zu, wenn es um Parmesan, Vanille-Eis und Popcorn geht.

Bei Workshops halte ich es eher hiermit: "Weniger ist mehr!"



Was sollte ich beachten, wenn ich mit einem Team arbeite, dass sich mit MURAL schon auskennt?


Wenn das Team schon mit virtuellen Whiteboards arbeitet, empfehle ich am Anfang des Workshops trotzdem nochmal alle auf den gleichen Stand zu bringen. Ausnahme: Ihr hattet schon einen Termin und di weißt genau wie fit alle sind.

Ich nutze das Wissen der TN und mache meist eine etwas anspruchsvollere Warm-Up-Übung, wie z.B. den MURAL Obstacle Run.

Dann kann ich das Niveau gut einschätzen und ggf. nochmal etwas ergänzen von dem ich glaube, dass es heute hilfreich sein wird.

Hast du weitere allgemeine Fragen zum Einsatz von

virtuellen Whiteboards wie Miro, MURAL oder Conceptboard?


Lass mir gern einen Kommentar hier oder schreib mir eine Email an

hello@franziska-blickle.com.

Wenn du es etwas genauer wissen willst findest du ausführliche Informationen, Preise und Kund:innen-Stimmen auf meiner Angebotsseite:

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