FAQ für Unternehmen - Virtuelle Formate
Aktualisiert: 11. Nov. 2021
Präsenztrainings und Workshops zu Kommunikation und Führung sind aktuell nur unter Einhaltung strenger Hygieneregeln möglich, die dahinter stehenden Bedarfe lassen aber oft nicht zu abzuwarten und darauf zu vertrauen, dass "das bald wieder alles geht"!
Du machst Dir gerade Gedanken,...
...welche Veranstaltungen in deiner Organisation als virtuelle Formate durchgeführt werden können?
...was genau virtuell anders ist (und was vielleicht nicht)?
...welche Fragestellungen Du besonders beachten musst?
...was mit den Trainer*innen zu klären ist?
...wie du den Teilnehmer*innen die Vorbehalte nimmst?
In diesem Artikel sammle ich häufige Fragen und hilfreiche Antworten für alle Verantwortlichen in Unternehmen.
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➽ Was ist der Unterschied zwischen E-Learning und virtuellen Formaten?
Wenn ich hier von virtuellen Formaten spreche, dann meine ich damit Live-Online-Trainings, also Trainings bei denen Teilnehmer*innen und Trainer*in über ein Videokonferenz-Tool in Echtzeit interagieren.
Mit E-Learning sind meist Formate gemeint, bei denen sich die Lernenden unabhängig mit Inhalten beschäftigen, z.B. mit Hilfe von Audio- oder Videodateien, Quizzes etc.
➽ Was ist der Unterschied zwischen einem "Webinar" und einem virtuellen Training?
Bei einem "Webinar" - Achtung, der begriff ist urheberrechtlich geschützt! - handelt es sich um ein Format bei dem wenige, meist 1-2 Personen, Inhalte und Wissen bereitstellen und viele konsumieren können. Vergleichbar ist das ganze mit einem Vortrag vor großem Publikum. Auch hier können Fragen gestellt und beantwortet werden, es geht aber deutlich weniger interaktiv zu als bei einem Online-Training oder -Workshop.
➽ Für wie viele Teilnehmer*innen eignen sich die virtuellen Formate?
Online-Trainings und -Workshops bei denen alle TN eingebunden werden sollen und Wert auf Interaktion gelegt wird funktionieren am besten mit maximal 10-15 Personen.
Natürlich kann es hier -abhängig vom Thema - Ausnahmen geben und Formate, die auch mit größeren Gruppen funktionieren.
➽ Worauf sollte ich bei der Auswahl von Facilitator*innen und Trainer*innen für virtuelle Formate achten?
Natürlich ist auch bei einem virtuellen Format wichtig, dass die Chemie stimmt.
Ich würde außerdem noch auf folgendes achten:
Bekomme ich klare Empfehlungen bzw. Vorschläge bzgl. Dauer, Gruppengröße etc, die auf den Erfahrungen meines Gegenüber beruhen?
Gab es ein ausführliches Gespräch darüber, was die Bedarfe und Rahmenbedingungen sind?
Werde ich danach gefragt welche Tools von meiner Organisation genutzt werden dürfen?
Werde ich danach gefragt welches technische Verständnis bei den TN vorausgesetzt werden kann?
Werden mir auch Grenzen aufgezeigt oder ist scheinbar ALLES möglich?
Interessiert sich mein Gegenüber auch für das Unternehmen, wie der Trainingsbedarf zustande kam, welche Maßnahmen bereits gelaufen sind?
➽ Wann ist es sinnvoll eine zweite Person als Co-Trainer*in oder Co-Moderator*in zu nutzen?
Gerade in virtuellen Trainings sind die Kosten für Co-Trainer*in oder Co-Moderator*in oft gut investiertes Geld. Was zunächst wie ein überzähliger Sidekick wirkt kann viele Probleme lösen oder gar nicht entstehen lassen.
Eine häufige Aufteilung ist hierbei, dass die zweite Person den kompletten technischen Part übernimmt, Teilnehmer*innen bei technischen Schwierigkeiten oder Fragestellungen unterstützt, virtuelle Gruppenräume erstellt und administriert, den Chatverlauf im Auge behält, Screenshots für die Dokumentation abspeichert, Aufgabenstellungen und Dokumente versende etc.
Das alles entlastet den Haupt-Trainer und ermöglicht es, individuell auf Fragestellungen und Herausforderungen einzugehen, aufgaben spontan an die Gruppendynamik anzupassen, unterschwellige Themen und Konflikte anzusprechen, den Transfer des gelernten zu unterstützen und dafür zu sorgen, dass jede*r TN den Workshop intensiv nutzen und individuelle Learnings mitnehmen kann.
➽ Welche technischen Voraussetzung muss meine Organisation haben?
Die meisten Trainer*innen können ein Videokonferenz-Tool zur Verfügung stellen, wenn die Organisation nicht über eine eigene Lösung verfügt, mit der gearbeitet werden soll.
In diesem Fall ist es hilfreich, wenn es für die Facilitatoren eine eigene Rolle oder spezielle Berechtigungen gibt, damit sie selbst die Gastgeber-Rolle übernehmen können.
Ist das nicht möglich ist es wichtig eine Person mit im Training zu haben, die die technische Gastgeber-Rolle übernehmen kann.
Da die Auswahl des Tools oft darüber entscheidet ob bestimmte Methoden möglich sind oder nicht, empfehle ich das bereits zu beginn des gemeinsamen Prozesses zu besprechen.
➽ Welche Ausstattung ist bei den Teilnehmer*innen notwendig?
Wichtig ist, dass jede*r TN über eine Arbeitsausstattung verfügt, mit der sich an Videokonferenzen teilnehmen lässt.
Neben einem Laptop mit Kamera und Mikrofon ist eine stabile Internetverbindung oft entscheidend. Bei einer schwachen Verbindung setzen Bild und Ton aus, was eine aktive Teilnahme schwer bis unmöglich macht.
➽ Welches Vorwissen brauchen meine Mitarbeiter*innen?
Welche Vorkenntnisse ihre Mitarbeiter haben ist wichtig für die Vorbereitung und Konzeption des Trainings.
Ist der Umgang mit dem Tool neu gibt es in der Regel zu Beginn des Formates eine Einführung in die benötigten Funktionen.
Ich selbst zeige immer nur die Funktionalitäten, die gerade benötigt werden und gehe Schritt für Schritt vor. So vermeide ich Überforderung und Frust bei den Teilnehmer*innen
➽ Können auch Gruppenarbeiten genutzt werden oder andere interaktive Methoden?
Wird ein Tool verwendet in dem sich sogenannte Breakout-Rooms erstellen lassen, dann kann auch in virtuellen Formaten mit kleineren Teilgruppen gearbeitet werden.
Das funktioniert nicht nur gut, sondern sorgt auch für einen angenehmen Methoden-Mix und unterschiedliche Interaktionsmöglichkeiten von "nur zuhören" bis "aktiv erarbeiten".
➽ Mit welcher Dauer sollte ich die virtuellen Formate planen?
Hier ist die generelle Antwort natürlich: kommt drauf an...
auf das Thema, die Gruppengröße, die Dringlichkeit.
Als grobe Richtwerte gebe ich meinen Kunden immer das hier mit:
Bis 90 min ohne oder mit sehr kurzer Pause (5 min) möglich
bis 3 Stunden mit Pause (15-20 min)
Ab 3 Stunden großzügige Pause einplanen (45-90 min)
➽ Was sollte ich bei der Ankündigung achten?
Die Einladung zu einem Training oder Workshop kann Lust darauf machen oder eher Augenrollen verursachen.
Wichtig sind die Rahmendaten, wie Uhrzeit, der Einwahl-Link, die Dauer.
Ich finde außerdem immer hilfreich eine Möglichkeit zu bieten, den oder die Trainer*in schon mal zu sehen - Link auf die Website, ein kleines Video oder ein kurzer Begrüßungstext.
Außerdem habe ich gute Erfahrungen damit gemacht den TN einen Überblick zu verschaffen, was sie im Training erwartet und in welcher Weise sie interaktiv eingebunden werden.
Und vor allem, wenn virtuelle Trainings bisher nicht üblich waren oder vielleicht sogar negativ besetzt sind, sollte aktiv kommuniziert werden, warum dieses Format gewählt wurde und welche Maßnahmen dazu dienen für alle eine gute Erfahrung zu schaffen.
Auch bei dieser Formulierung helfen erfahrene Trainer*innen gern weiter!
➽ Was muss ich im Bezug auf den Datenschutz beachten?
Detaillierte Unterstützung zum Thema Datenschutz kann meist der*die Datenschutzbeauftragte bieten.
Hier generelle Ratschläge zu geben fällt mir schwer, da das je verwendetem Tool und von Organisation zu Organisation sehr unterschiedlich ist.
➽ Wann sind Präsenztrainings wieder möglich?
Aktuell (Stand September 2020) sind Präsenztrainings unter Einhaltung der strengen Hygiene-Vorschriften durchaus möglich.
Viele Unternehmen führen aktuell dennoch Trainings und Workshops bevorzugt virtuell durch.
Sie berücksichtigen damit z.B. die Situation, dass die MA nach wie vor im Homeoffice tätig sind, sparen Reisekosten und investieren diese in die aktuellen Trainingsbedarfe oder machen sich unabhängig von den Hygienevorschriften oder dem Risiko erneuter Einschränkungen.
➽ Muss ich zusätzliche Zeit planen wenn neue Tools eingesetzt werden sollen?
Ja, wenn Tools eingesetzt werden sollen, die den Teilnehmer*innen völlig unbekannt sind sollte immer etwas Zeit eingeplant werden, damit sich alle mit den nötigen Funktionen vertraut machen können.
So kann der Fokus dann wieder zu den Inhalten zurückkehren.
Nutze ich z.B. ein virtuelles Whiteborad wie Mural, starte ich mit einer kleinen Übung bei der jede*r sich in Ruhe zurechtfinden kann, herausfindet wie die Navigation funktioniert, woher ein virtueller Klebezettel kommen kann und wie ich die Notizen anderer kommentiere.
➽ Ist es möglich das Training auszuzeichnen und dann in der aufgezeichneten Version für weitere Gruppen zu nutzen?
Mit den meisten Tools ist es möglich Trainings aufzuzeichnen.
in welchem Kontext das sinnvoll ist und in welchem eher nicht sollte idealerweise mit dem*der Trainer*in besprochen werden.
Ich selbst empfehle z.B. eher nur kleine Sequenzen aufzuzeichnen und weiter zu nutzen, denn die wenigsten sehen ihren Kollegen gern 90 Minuten beim erarbeiten von Themen zu, wenn sie selbst keinen aktiven Part haben. Für Nachholer gibt es charmantere Möglichkeiten das vermittelte Wissen zu reproduzieren.
Diese FAQ-Sammlung soll weiter wachsen...
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